Im Handbuch des Clubpräsidenten wird auf den Seiten 7-9 der Club Leadership Plan (Link zum download des vollständigen Dokuments) vorgestellt. Dieser Plan stellt kein Budget oder einen sonstigen Finanzplan dar. Die Beachtung und Umsetzung der neun Grundsätze dieses Plans erleichtern vielmehr die Arbeit des Clubvorstands und des Präsidenten. Am besten kennzeichnet man den Club Leadership Plan als eine Arbeitshilfe zur Erstellung und Umsetzung einer strategischen Mehr-Jahres-Planung für den Club.

Ich habe sie im Nachstehenden als Word-Dokument festgehalten, um Ihnen die Arbeit und Anpassung dieser Hilfe an Ihre konkreten Anforderungen zu erleichtern.

Implementierung des Club Leadership Plans

Die Amtsträger des Clubs sollten zusammen mit ihren Vorgängern und Nachfolgern eine auf den Club zugeschnittene Organisationsstruktur erarbeiten, die sich an den Stärken des Clubs und an optimalen Vorgehensweisen orientiert und die folgenden neun Implementierungsschritte berücksichtigt (siehe im Handbuch des Clubpräsidenten Arbeitsblatt 3 mit Strategien für die Implementierung eines individuellen Club Leadership Plans).

1. Setzen Sie langfristige Ziele, die sich an den Elementen eines erfolgreichen Clubs orientieren.

Langfristige Ziele beziehen sich auf die nächsten drei bis fünf Rotary- Jahre und folgende Bereiche der Clubarbeit: Mitgliederentwicklung, Dienstprojekte, Unterstützung der Rotary Foundation und Führungskräfteentwicklung. Sie sollten auch Strategien für die erfolgreiche Umsetzung der Ziele für jedes Element beinhalten.

2. Formulieren Sie Jahresziele, die mit den langfristigen Zielen im Einklang stehen, in der Planungshilfe für erfolgreiche Rotary Clubs.

Jahresziele sollten für die vier Zweige des Dienstes geplant werden, um auf das Ziel von Rotary hinzuarbeiten. Diese Planungshilfe empfiehlt allgemeine Strategien zum Erreichen der gesetzten Ziele, die Sie mit eigenen Strategien ergänzen können. Betrachten Sie sie als Arbeitsdokument, das je nach Bedarf auf veränderte Situationen oder Bedürfnisse abgestimmt wird.

3. Führen Sie Clubversammlungen durch, die alle Clubmitglieder in den Planungsprozess einbeziehen und über rotarische Aktivitäten informieren.

Auf Clubversammlungen werden alle Mitglieder über das aktuelle Geschehen informiert. Außerdem bieten sie ein Forum zur Diskussion von Entscheidungen, die den Club betreffen, und geben den Ausschüssen die Möglichkeit, über ihre Arbeit zu berichten.

4. Planen Sie die Kommunikation zwischen Clubleitung, Clubmitgliedern und Distriktleitung.

Stellen Sie gemeinsam mit der Clubleitung Richtlinien für die Kommunikation untereinander, mit den Clubmitgliedern und mit der Distriktleitung auf. Dabei ist genau festzulegen, wer sich mit wem auf welche Weise und wann verständigt.

5. Sorgen Sie für Kontinuität bei der Führungs- und Projektarbeit.

Da sich der Führungswechsel in Rotary Clubs jährlich vollzieht, braucht jeder Club ein ständiges Reservoir an Führungskräften. Erreicht wird dies durch mehrjährige Amtszeiten oder durch enge Zusammenarbeit der nachfolgenden Clubpräsidenten mit dem amtierenden Präsidenten. Wichtig ist auch Kontinuität in der Leitung von Dienstprojekten, weil Projekte mehrere Jahre laufen können.

6. Stimmen Sie die Clubsatzung auf die Praktiken im Club ab (Ausschussstruktur, Rollen und Aufgaben der Amtsträger usw.).

Ändern Sie die Empfohlene Clubsatzung von RI ab, damit sie der Situation in Ihrem Club entspricht. Alle Änderungen müssen mit den örtlich geltenden gesetzlichen Bestimmungen sowie mit den Bestimmungen der Empfohlenen Clubsatzung und der Einheitlichen Verfassung von Rotary Clubs im Einklang stehen.

7. Organisieren Sie gesellige Veranstaltungen zur Förderung der Freundschaft unter den Mitgliedern.

Mitglieder, denen es bei Rotary Spaß macht, fühlen sich stärker zum Club hingezogen. Ein guter Zusammenhalt der Mitglieder ist auch für die Dienstziele des Clubs förderlich. Vergessen Sie nicht, die Angehörigen der Clubmitglieder einzubeziehen, denn auch ihre Unterstützung ist wichtig.

8. Sorgen Sie dafür, dass jedes Mitglied bei einem Projekt oder in einer Funktion mitarbeitet.

Durch die aktive Clubarbeit lernen die Mitglieder Rotary näher kennen und bleiben sie dem Club als aktive Mitglieder erhalten.

9. Erarbeiten Sie einen umfassenden Plan für die Mitgliederschulung.

Die Aus- und Weiterbildung ist für die Entwicklung von Führungskräften unabdingbar und stellt sicher, dass die derzeitigen Clubamtsträger gut über Rotary informiert und in der Lage sind, den Club effizient zu leiten und bessere Arbeit zu leisten. Ein Schulungsplan gewährleistet, dass:

−− Clubführungskräfte an Schulungsveranstaltungen des Distrikts teilnehmen

−− Neumitglieder konsistent und regelmäßig informiert werden

−− Mitgliedern fortlaufend Schulungsmöglichkeiten angeboten werden

−− Allen Mitgliedern Möglichkeiten zum Erwerb von Führungsqualitäten

geboten werden.

Im Rahmen des Club Leadership Plans prüfen Clubs ihre Ausschussstruktur regelmäßig um zu sehen, ob sie den derzeitigen Anforderungen noch entspricht. Der Plan empfiehlt die Bildung folgender Ausschüsse:

• Clubverwaltung

• Mitgliedschaft

• Öffentlichkeitsarbeit

• Dienstprojekte

• Rotary Foundation

Weitere Ausschüsse und Unterausschüsse sollten nach Bedarf eingesetzt werden, z.B. für die Betreuung von Sonderprojekten oder für traditionelle Aktivitäten des Clubs. Jeder Clubausschuss sollte Ziele abstecken, die mit den jährlichen und langfristigen Zielen des Clubs im Einklang stehen.

Die Verantwortlichkeiten des Clubpräsidenten in jedem Bereich des Club Leadership Plans werden an den entsprechenden Stellen des Handbuchs des Clubpräsidenten im Einzelnen erläutert. Unterziehen Sie den Plan gemeinsam mit der Clubleitung einer jährlichen Prüfung, damit er den Zielen und der Identität des Clubs weiterhin entspricht. Lassen Sie sich bei der Implementierung und Prüfung des Club Leadership Plans auch von der Distriktleitung, insbesondere vom Assistant Governor, helfen.